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Von den Ehemaligen – kurz und knackig
Mitarbeiterdatenschutz Teil 4
17.08.2022Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, hinterlassen sie oft eine Menge personenbezogener Daten – in der Personalakte, auf der Homepage, im Intranet, auf Geschäftsbriefen, in E-Mails usw. usw. Für Arbeitgeber stellt sich die Frage, was muss wann gelöscht werden bzw. was muss wie lange aufbewahrt werden. Dieser letzte Beitrag unserer kleinen Reihe zum Mitarbeiterdatenschutz widmet sich kurz und knackig den Daten der ehemaligen Mitarbeiter.
Wie immer gelten die Allgemeinen Grundsätze des Art. 5 DS-GVO. Selbstverständlich auch im Beschäftigtendatenschutz. Danach sind bei der Datenverarbeitung zu beachten:
- Rechtmäßigkeit / Treu und Glauben / Transparenz
- Zweckgebundenheit
- Datenminimierung
- Richtigkeit
- Speicherbegrenzung
- Integrität / Vertraulichkeit
Auch nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses treffen den Arbeitgeber als Verantwortlichen die Pflichten aus der DS-GVO bzw. dem BDSG. Grundsätzlich gilt daher, alle Daten, die nicht mehr erforderlich sind, sind zu löschen. Dies gilt zum Beispiel für die Fotos auf den Homepages, denn mit dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses dürfte auch die Einwilligung entfallen. Wenn ein Foto aber auch ein Werbefilm ausnahmsweise keinen Bezug zur Persönlichkeit aufweist, kann von einer Löschung abgesehen werden. Dies ist aber eine Ausnahme. Bejaht wurde diese Ausnahme für ein Gruppenfoto von 33 Mitarbeitern in der Rubrik „Über uns“ nach dem Ausscheiden eines einzelnen Mitarbeiters.
Selbstverständlich können und müssen auch nach Ende des Arbeitsverhältnisses in der Personalakte noch Daten gespeichert bzw. anders verarbeitet werden. So sind Geschäftspapiere und steuerliche relevante Unterlagen, zu denen auch der Arbeitsvertrag und die Kündigung zählen, noch aufzubewahren. Hier gelten die Aufbewahrungsfristen aus dem Handelsgesetzbuch bzw. der Abgabenordnung. Arbeitszeitdokumentationen, Dokumentation von gewährtem bzw. nicht gewährtem Urlaub können sechs Jahre aufbewahrt werden.
Daten im Zusammenhang mit einer Zusage einer betrieblichen Altersvorsorge müssen ebenso selbstverständlich weiterhin aufbewahrt werden – bis zu 30 Jahre. Rechtgrundlage dafür ist immer noch der (beendete) Vertrag mit der betroffenen Person.
Einige Datenschützer sind der Ansicht, dass auch die Namen der ehemaligen Mitarbeiter weiterhin (wohl bis zu 30 Jahre) aufzubewahren sind. Grund hierfür sei, dass befristete Arbeitsverhältnisse nur dann abgeschlossen werden können, wenn diese Person nicht bereits vorher zweimal (rechtsgrundlos) befristet angestellt war. Ob dies tatsächlich ein ausreichender Rechtsgrund für die Speicherung der Daten ist, erschient mir zweifelhaft, denn Jeder und Jede hat ein Recht auf Vergessenwerden.
Fazit:
Die Daten ehemaliger Mitarbeiter auf den Homepages oder auch im Intranet sind zu löschen. Die Daten aus den Personalakten, die steuerlich relevant sind oder Geschäftsbriefe darstellen sind mindestens noch 6 bis 10 Jahre, Daten zur betrieblichen Altersvorsorge 30 Jahre aufzubewahren.
Damit schließt unsere Sommerreihe zum Datenschutz. In der nächsten Woche geht es hier weiter mit dem Miet- und Wohnungseigentumsrecht und aktuellen Entscheidungen aus diesen beiden Gebieten.