Klären Sie rechtzeitig Termine zu einer Besichtigung ab. Inserat und Besichtigung sollten nicht zu lange auseinander liegen. Wenn das Objekt noch vermietet ist, müssen Sie die Termine auch mit dem aktuellen Mieter abstimmen und vielleicht auch Sammel-Besichtigungen anbieten. Sorgen Sie dafür, dass die Wohnung oder das Haus in einem sauberen Zustand ist und dem der Bilder aus der Anzeige entspricht. Relevante Unterlagen (Informationen zur Wohnfläche, Nebenkosten, usw.) sollten Sie ebenfalls für die Interessenten bereit halten. Seit dem Inkrafttreten der DSGVO müssen Sie einen Plan haben, welche personenbezogenen Daten Sie in welchem Stadium von den potentiellen Mietinteressenten erfassen dürfen. Im Stadium der Wohnungsbesichtigung brauchen sie lediglich die Kontaktdaten der Personen – mehr nicht und mehr Daten sollten Sie auch nicht erheben. Lehnen Sie zu diesem Zeitpunkt beispielsweise Einkommensunterlagen oder Personalausweiskopie ab. Je mehr Daten Sie erheben, desto größer ist Ihr Aufwand in Bezug auf deren Schutz. Erheben Sie zu viele Daten, kann das zu einem Bußgeld durch die Datenschutzbehörden führen. Es ist für einen abgelehnten und frustrierten Bewerber einfach, eine Anzeige bei der Datenschutzbehörde zu machen und die Datenschutzbehörde muss dieser Anzeige nachgehen. Die DSGVO schreibt vor, dass Sie ein Verfahrensverzeichnis für die Datenverarbeitung (hier die Wohnungsbesichtigung) haben müssen. In diesem ist geregelt, welche Daten Sie erfassen, warum Sie das dürfen und wann Sie die Daten wieder löschen müssen. Außerdem müssen Sie die Besucher darüber informieren, wie Sie mit den Daten der Besucher umgehen. Nutzen Sie hierzu die nachfolgenden DSGVO-Dokumente.
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