Beschreibung
Wenn ein Betroffener von Ihnen Auskunft darüber verlangt, welche personenbezogenen Daten Sie von ihm verarbeiten, müssen Sie diese Auskunft erteilen. Dabei müssen Sie die ganz konkreten Daten mitteilen, die Sie vom Betroffenen verarbeiten (z.B. ob Sie ihn als Klaus Meyer oder als Claus Meier führen). Welche Daten Sie vom Betroffenen verarbeiten, ergibt sich aus den entsprechenden Verfahrensverzeichnissen – insoweit müssen die Verfahrensverzeichnisse und die Daten, die Sie verarbeiten, übereinstimmen.
Beachten Sie daher die Anforderungen an die Datenverarbeitung im Verfahrensverzeichnis. Bei jeder Auskunft müssen Sie z.B. jeweils angeben, welche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht, an wen die Daten weitergeleitet und wann sie gelöscht werden. Die Datenverarbeitung ist je nach Prozess und damit je nach Verfahrensverzeichnis unterschiedlich. Vor diesem Hintergrund empfehlen wir, dass Sie dem Betroffenen in allen Prozessen eine gesonderte Auskunft erteilen, die für den Betroffenen relevant sind.
Um den Aufwand für Sie zu reduzieren, empfehlen wir, zur jeweiligen Auskunft einen entsprechenden Auszug aus Ihrem EDV-System beizufügen. Auf diese Anlage verweisen wir im folgenden Schreiben.
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