Umfang des Auskunftsanspruchs nach Art. 15 DSGVO – auch Gesprächsvermerke oder Telefonnotizen sind relevant

Am 26.07.2019 hat das OLG Köln in einem Urteil zum Aktenzeichen 20 U 75/18 zum Umfang des Auskunftsanspruchs nach der DSGVO entschieden.

Nach Art. 15 DSGVO hat die betroffene Person das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen ob und ggf. welche personenbezogenen Daten von ihm verarbeitet werden.

Der Begriff der personenbezogenen Daten ist in Art. 4 Nr. 1 DSGVO definiert. Danach sind „personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

In dem zugrundeliegenden Fall hatte ein Versicherungsunternehmen die von einem Versicherungsnehmer begehrte Auskunft auf die im Rahmen des Vertragsverhältnisses gespeicherten Stammdaten beschränkt.

Das OLG Köln hat unter Verweis auf die bislang existierende Kommentarliteratur zu Art. 4 DSGVO ausgeführt, dass unter den Begriff der personenbezogenen Daten außer den im Kontext verwendeten Identifikationsmerkmalen (z.B. Name, Anschrift und Geburtsdatum) und äußeren Merkmalen (wie Geschlecht, Augenfarbe, Größe und Gewicht) auch innere Zustände (z.B. Meinungen, Motive, Wünsche, Überzeugungen und Werturteile) sowie sachliche Informationen wie etwa Vermögens- und Eigentumsverhältnisse, Kommunikations- und Vertragsbeziehungen und alle sonstigen Beziehungen der betroffenen Person zu Dritten und ihrer Umwelt fallen. „Personenbezug haben danach letztendlich alle Aussagen, die eine subjektive und/oder objektive Einschätzung zu einer identifizierten oder identifizierbaren Person liefern.“

Vor diesem Hintergrund hat das OLG Köln entschieden, dass auch elektronisch gespeicherte Vermerke zu den mit dem Versicherungsnehmer geführten Telefonaten und sonstigen Gesprächen der Auskunftspflicht unterliegen. Jedenfalls „soweit in Gesprächsvermerken oder Telefonnotizen Aussagen des Klägers oder Aussagen über den Kläger festgehalten sind, handelt es sich hierbei ohne weiteres um personenbezogene Daten.“

Auch den Einwand des Versicherungsunternehmens, dass es für Großunternehmen, die einen umfangreichen Datenbestand verwalten, wirtschaftlich unmöglich sei, Dateien auf personenbezogene Daten zu durchsuchen und zu sichern, ließ das OLG nicht gelten. Es sei vielmehr Sache des Verantwortlichen, der sich der elektronischen Datenverarbeitung bedient, diese im Einklang mit der Rechtsordnung zu organisieren und insbesondere dafür Sorge zu tragen, dass dem Datenschutz und den sich hieraus ergebenden Rechten Dritter Rechnung getragen wird.

Das OLG Köln hat in dem o.g. Urteil hinsichtlich der Frage des Umfangs des Auskunftsanspruchs nach Art. 15 DSGVO für das beklagte Versicherungsunternehmen die Revision zugelassen. Insoweit bleibt abzuwarten, wie der BGH sich zu der Thematik positioniert.

Ob die Erwägungen des OLG Köln auf das Verhältnis zwischen Mieter und Vermieter ohne weiteres übertragbar sind, ist aus unserer Sicht fraglich. Insbesondere dürften Informationen, die subjektive und/oder objektive Einschätzungen zu einer betroffenen Person ermöglichen, im Mietverhältnis weniger Relevanz haben, als im Verhältnis zwischen Versicherer und Versicherungsnehmer oder auch im Verhältnis von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Zum jetzigen Zeitpunkt muss das Urteil aber zumindest als richtungsweisend angesehen werden. Es kann deswegen weiterhin nur die Empfehlung ausgesprochen werden, grundsätzlich möglichst wenig Datenmaterial mit Personenbezug zu sammeln bzw. nicht benötigte Daten zeitnah zu löschen.

Autor: GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

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