Auch wir haben bereits mehrfach darüber berichtet und bieten auch Webinare dazu an: Der Zensus 2022. Verwalter und Eigentümer müssen in diesem Jahr neben allen anderen Themen auch den Anforderungen des Zensus 2022 gerecht werden. Der Stichtag ist der 15.5.2022. Die wesentlichen Aufgaben sollten allerdings bereits jetzt erledigt werden. 

Die Eigentümer- und Bestandlisten weisen die verwalteten Immobilien mit der jeweiligen Adresse und die Namen der Eigentümer aus. Aus diesen Listen entnehmen die Landesämter, wer tatsächlich auskunftspflichtig ist.

Dies ist der Eigentümer. Allerdings kann der Immobilienverwalter diese Pflicht für den Eigentümer übernehmen. 

Die vollständige Auskunft enthält neben Name Anschrift des Eigentümers z.B. auch die Wohnungsgröße; die Anzahl der Räume; die Nettokaltmiete; die Namen von bis zu 2 Personen, die die Wohnung bewohnen; die Anzahl der Personen, die die Wohnung bewohnen; Leerstand, dessen Gründe und Dauer. Die vollständige Auskunft muss zum Stichtag, dem 15. Mai erteilt werden.

Bei den oben genannten Daten handelt es sich grundsätzlich um personenbezogene Daten. Diese Daten lassen beispielsweise den Rückschluss zu, welcher Eigentümer wie viele Wohnungen hat. Wer in der Wohnung wohnt und mit viel vielen Personen. Wie heißen die Personen, die dort wohnen. Wie viel Geld geben diese Personen für die Miete aus. In welchen Wohnverhältnissen leben diese Personen – usw. usw. Das Erfassen der Daten, das Speichern der Daten und die Weitergabe der Daten an das Statistische Landesamt sind Verarbeitungstätigkeiten im Sinne der DSGVO. Für diese Datenverarbeitung ist der Eigentümer oder der Verwalter auch Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, denn sie entscheiden über Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung.

Die Daten müssen selbstverständlich rechtmäßig, transparent, integer, vertraulich und datensparsam verarbeitet werden.

Verantwortliche müssen für sich intern Klarheit über die Datenverarbeitung schaffen und unter anderem folgende Fragen beantworten:

- Wer ist der Verantwortliche? Derjenige, der die Daten verarbeitet.

- Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet? Zur Umsetzung des Zensus.

- Welche Rechtsgrundlage liegt vor? Die Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung aus dem Zensusgesetz.

- Welche Kategorien von Daten werden verarbeitet? Bei den Eigentümer- und Bestandslisten: Name des Auskunftspflichtigen, Kontaktdaten des Auskunftspflichtigen, Objektadresse; bei der vollständigen Auskunft: zusätzlich Art der Wohnung, Fläche, Zahl der Räume, Nettokalt-miete, Namen von bis zu zwei Personen, die die Wohnung nutzen, Zahl der Personen, die die Wohnung nutzen.

- Wer ist Empfänger der Daten? Z.B. Geschäftsführung, Fachabteilung, gegebenenfalls IT-Berater, Cloudanbieter, Verwaltungssoftwareanbieter, Provider, Statistisches Landesamt, Datenvernichter

- Werden die Daten in ein Drittland außerhalb der EU weitergeleitet? Bei der Umsetzung des Zensusgesetzes wohl nicht.

- Wann werden die Daten gelöscht? Unser Tipp: 3 Monate nach dem Stichtag

- Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) haben Sie zum Schutz der Daten geschaffen? Z.B. verschlüsselte Übermittlung

Diese Punkte zur Datenverarbeitung müssen die Verantwortlichen dokumentieren – im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) – oft auch Verfahrensverzeichnis genannt. Zwei Prozesse können hier stattfinden und dann im VVT erstellt werden: „Eigentümer- und Bestandslisten“ und „Vollständige Auskunft Zensus 2022“. 

Neben der Prozessbeschreibung und den Vorgaben an die Verarbeitung gibt es noch weitere Vorgaben der DSGVO. Die betroffenen Personen müssen informiert werden (Art. 13 DSGVO). Die Angaben aus dem Verfahrensverzeichnis und die Angaben bei der Information der Betroffen überschneiden sich teilweise - wie z.B. Zweck, Kategorien, Rechtsgrund, Löschfrist. Die TOMS’s aus den Verfahrensverzeichnissen müssen im Informationsschreiben aber nicht benannt werden. Die betroffene Person ist in der Information auf ihre Rechte hinzuweisen. 

Rein praktisch ist es sinnvoll, wenn die Informationen zu jedem einzelnen Prozess (hier also Prozess „Eigentümer- und Bestandslisten im Rahmen des Zensus“ und Prozess „Vollständige Auskunft im Rahmen des Zensus“) auf der Homepage des Verwalters abgelegt werden. Die Betroffenen könnten dann beispielsweise über eine Link in der E-Mail-Signatur auf diese Datenverarbeitung hingewiesen werden. Dies vereinfacht den Prozess, spart Zeit, alle Mitarbeiter arbeiten identisch, es muss nur eine Stelle (Homepage) gepflegt werden und die Information erfolgt im Grunde permanent und „nebenbei“. 

Ein weiterer Vorteil dieser Informationsbereitstellung über die Homepage besteht dann, wenn der Betroffene den Verantwortlichen auffordert, Auskunft über die Datenverarbeitung der Daten des Betroffenen beim Verantwortlichen zu geben. Der Verantwortliche muss auf diese Aufforderung reagieren und dem Betroffenen die entsprechende Auskunft erteilen. Hierfür hat er einen Monat Zeit. Bei der Auskunft müssen dem Betroffenen zusätzlich zu den oben genannten Informationen die tatsächlich gespeicherten Daten übermittelt werden – z.B. ob der Betroffene als Claus Meyer oder Klaus Maier gespeichert ist.

Im Rahmen der DSGVO kommt der Löschung von Daten eine besondere Bedeutung zu. Es sollen grundsätzlich nur die Daten verarbeitet werden, die für den jeweiligen Prozess erforderlich sind. Ist der einzelne Prozess beendet, sollen die Daten gelöscht werden. Einzelne Daten werden in allen Prozessen verarbeitet – z.B. Name und Vorname des Betroffenen. Andere Daten werden aber nur in ausgewählten Prozessen bearbeitet. Folgendes Beispiel: ein reiner WEG-Verwalter benötigt für seine Verwaltertätigkeit nicht die Nettokaltmiete der Mieter. Übernimmt dieser WEG-Verwalter für den vermietenden Eigentümer die vollständige Auskunft im Rahmen des Zensus, verarbeitet dieser WEG-Verwalter jetzt auch die Nettokaltmiete. Ist der Zensus beendet, dann benötigt der WEG-Verwalter die Informationen zur Nettokaltmiete nicht mehr – diese Daten sind daher zu löschen. In der DSGVO gilt: weniger ist mehr.

Unsere Muster dazu finden Sie hier.