Übersendung der Betriebskostenbelege – Kopien oder Originale?

Ein Angriff der Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung ist in der Regel nur nach der Belegprüfung erfolgreich. Andererseits können Mieter die Nachzahlung aus Abrechnungen verweigern, solange der Vermieter ihnen die Einsichtnahme verweigert. Das Belegeinsichtsrecht ist daher sowohl für Mieter als auch für Vermieter wichtig. In Zeiten der Digitalisierung in der Hausverwaltung wird gefragt: Belegeinsicht – Einsicht in die Originale, Übersendung Kopien oder gar Übersendung der Originale?

Was sind Belege der Betriebskostenabrechnung?

Die Belege der Betriebskostenabrechnung sind diejenigen Unterlagen, aus denen sich die Kostenansätze der Betriebskostenabrechnung ergeben.

Der Mieter hat daher Anspruch auf Einsicht in nachfolgende Unterlagen:

• Rechnungen
• Verträge und Leistungsverzeichnisse; Versicherungspolicen
• Messprotokolle (auch die der anderen Mieter der Wirtschaftseinheit)
• Unterlagen zur Berechnung bzw. Ermittlung des Verteilerschlüssel
• Bescheide über Grundsteuer oder andere Abgaben

Einsichtnahme beim Vermieter oder Übersendung?

Grundsätzlich haben Mieter das Recht auf Einsicht in die Originalbelege. Sofern es für Mieter zumutbar ist, können sie auf diese Einsicht in den Räumen der Hausverwaltung verwiesen werden. Diese Möglichkeit scheidet meist dann aus, wenn Vermieter oder Hausverwaltung keinen Sitz in der Gemeinde der Wohnung haben. Mieter müssen zur Belegeinsicht keine Reise antreten. Die Unzumutbarkeit der Einsichtnahme in den Räumen der Hausverwaltung kann auch aus einer eingeschränkten Mobilität der Mieter oder aus anderen Umständen folgen. In diesen Fällen bleibt nur die Übersendung der Belege zum Mieter.

Original oder Kopie?

In der Regel einigen sich Mieter und Vermieter darauf, dass Kopien der Belege zur Verfügung gestellt werden. Nach der Rechtsprechung des LG Kempten muss der Mieter dies aber nicht akzeptieren. Im amtlichen Leitsatz des Urteils vom 16.11.2016 zum Az. 53 S 740/16 heißt es: „Bei der Nebenkostenabrechnung erstreckt sich das Einsichtsrecht des Mieters im Rahmen der Belegeinsicht (§ 259 BGB) grundsätzlich auf die Originalunterlagen. Ein Anspruch auf Einsicht in die Originalunterlagen besteht auch dann, wenn der Mieter aufgrund der großen Entfernung zwischen Sitz des Vermieters und dem Ort der Mietsache die Vorlage der Unterlagen am Mietobjekt verlangen kann.“ Diese Ansicht überzeugt zwar nicht, ist aber derzeit die wohl herrschende Meinung in der Rechtsprechung.

Die Einsicht in elektronische Belege kann elektronisch erfolgen. Bei gescannten Belegen unterscheidet die juristische Literatur, ob der Vermieter die Belege noch hat, dann sei Einsicht in die Originale zu gewähren, oder ob ein papierloses Büro vorliegt und bei der elektronischen Speicherung die Vorgaben der Finanzverwaltung eingehalten werden, dann stehe Ausdruck des elektronischen Belegs dem Original gleich (vgl. Schmidt-Futterer/Langenberg BGB § 556 Rn. 481-483 m.w.N.).

Es ist nachzuvollziehen, dass Vermieter oder Verwalter die papiernen Originalbelege nicht aus der Hand geben wollen. Es müsste nach der zitierten Rechtsprechung dann tatsächlich ein Mitarbeiter mit den Belegen zum Mieter reisen, damit dieser die Belege prüfen kann.

TIPP

Wie kann dieses Dilemma gelöst werden? Denkbar ist eine Regelung in den Mietverträgen, wonach die Belegeinsicht durch Übersendung von Belegkopien bzw. durch Ausdrucke elektronischer Belege oder durch Einsicht in diese elektronischen Belege gewährt wird. Die Grenze einer solchen Klausel ist immer § 307 BGB. Eine solche Vereinbarung darf den Mieter nicht unangemessen benachteiligen. Wenn das Einsichtnahmerecht ausgehöhlt wird, ist dies unwirksam.

Autor: GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

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