Die Mieterselbstauskunft ist einer der datenschutzrechtlichen Dauerbrenner in der Mietverwaltung. Auch wir haben schon berichtet. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) hat zur Frage der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit bei Selbstauskünften von Mietinteressenten eine Prüfung gestartet. Der Antwortbogen ist im Internet hier verfügbar. Diese Prüfung war für uns Anlass noch einmal die wichtigsten Punkte zur Verwendung der Mieterselbstauskünfte darzustellen.

Bei der Verwendung von Mieterselbstauskünften gelten die allgemeinen Voraussetzungen an die Datenverarbeitung aus der DS-GVO. Dies bedeutet, dass die Verarbeitung rechtmäßig, zweckgebunden, richtig, datensparsam, vertraulich und integer sein muss. 

Bereits im Januar 2018 hat die Datenschutzkonferenz (DSK = Gremium aus den Aufsichtsbehörden der Länder und des Bundes) eine Orientierungshilfe zur Einholung von Mieterselbstauskünften herausgegeben. Die Datenschutzkonferenz schlägt hier ein dreistufiges Modell vor:

- Stufe 1: Besichtigungstermin

- Stufe 2: Konkreter Anmietungswunsch

- Stufe 3: Vertragsabschluss

Auch der Antwortbogen des LDA Bayern sieht diese 3-Stufigkeit vor.

In der ersten Stufe – vor oder während der Wohnungsbesichtigung – dürfen folgende Auskünfte verlangt werden:

- Name, Anschrift, Telefonnummer, (E-Mail) des/der Mietinteressent*in)

- Name, Anschrift des/der Mitmieter*innen

- Wohnberechtigungsschein (Fläche, Anzahl der Wohnräume) bei Sozialwohnungen

Vermieter sind auch berechtigt, die Angaben durch Einsicht in den Personalausweis zu prüfen und dies auch zu vermerken. 

Wenn Sie weitere Daten erheben, eben weil in Pandemiezeiten eine noch bewohnte Wohnung nicht mit 140 Interessenten besichtigt werden kann, sollten Sie genau dokumentieren, welche Daten hier schon erhoben werden und warum (Wie viele Bewerber gab es? Welche Daten wurden erhoben? Wann wurden diese wieder gelöscht? Wozu waren diese Daten erforderlich? Was sind die berechtigten Interessen des Vermieters? Wie erfolgte die Abwägung?).

In der zweiten Stufe – bei konkretem Anmietungswunsch der Interessenten – dürfen laut Orientierungshilfe folgende Auskünfte verlangt werden:

- Anzahl der einziehenden Personen

- Information, ob dies Kinder oder Erwachsene sind

- Beruf und Arbeitgeber (nicht aber Dauer des Arbeitsverhältnisses)

- Eröffnetes und nicht abgeschlossenes Insolvenzverfahren

- Vermögensauskünfte der letzten zwei Jahre

- Räumungsverfahren und Räumungstitel der letzten fünf Jahre

- Höhe des Nettoeinkommens 

- Beabsichtigte Haustierhaltung

Erst in der dritten Stufe – nach der Entscheidung für einen bestimmten Interessenten – und daher nur bei dem oder der Erstplatzierten dürfen Nachweise über die Einkommensverhältnisse verlangt werden und weiter:

- Angaben zum Vormietverhältnis (Zahlungen und Vertragsverletzungen, nicht aber über Kontaktdaten des früheren Vermieters)

- Vorlage einer Selbstauskunft einer Auskunftei für das Mietverhältnis (nicht nach Art. 15 DS-GVO)

Die Aufsichtsbehörden interessiert auch die Aufbewahrungsdauer der Daten. Hier gilt, dass die Daten der nicht berücksichtigten Interessenten nach drei bis spätestens sechs Monaten zu löschen sind. Die Daten der Mieter, die für das Mietverhältnis nicht erforderlich werden, sollten nach einem Jahr gelöscht werden.

Die letzte Frage betrifft die datenschutzrechtliche Information nach Art. 13 DSGVO. Bei jedem Datenverarbeitungsvorgang muss die betroffene Person Information über diese Verarbeitung erhalten. Die kann auf der Selbstauskunft geschehen oder auf Ihrer Homepage. Dann erfolgt die Information über einen Link. 

Wir stellen ein Muster für die Mieterselbstauskunft auf der 2. Stufe – also bei konkretem Anmietungswunsch – zur Verfügung und beraten Sie im Hinblick auf den Fragebogen und zu allen Belangen des Datenschutzrechts.

Autor: GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

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