Formelle Voraussetzungen in der Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung ist für Mieter und Vermieter ein jährlich wiederkehrendes Ärgernis und einer der häufigsten Streitpunkte in deutschen Wohnraummietverhältnissen. Der erste Schritt ist erfolgreich getan, wenn man sich vor Erstellung der Abrechnung Gedanken über die formellen Voraussetzungen gemacht hat und prüft, welche Kosten als Gesamtkosten in der Abrechnung einzustellen sind.

Definition

Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen, § 1 Betriebskostenverordnung.
Eine Betriebskostenabrechnung muss grundsätzlich den allgemeinen Anforderungen an eine Rechnungslegung nach § 259 BGB entsprechen. Der BGH hat dazu die folgenden formellen Anforderungen definiert:
Eine Betriebskostenabrechnung entspricht den allgemeinen Anforderungen gem. § 259 BGB, wenn sie eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und soweit erforderlich die Erläuterung der zu Grunde gelegten Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und den Abzug seiner Vorauszahlungen enthält.

Was gehört zu den Gesamtkosten?

Gesamtkosten, das hört sich ja zunächst ganz einfach an. Gesamtkosten sind die Kosten, die im Abrechnungsjahr angefallen sind. Aber was ist, wenn der Vermieter für mehrere Gebäude einen Dienstleister, z.B. einen Gärtnerbetrieb, beschäftigt, der nur auf Grundlage eines Vertrages arbeitet und nur eine Rechnung stellt? In einem anderen Fall besteht ein Vertrag mit einem Dienstleister, der neben der Hausmeistertätigkeit auch noch die Flure putzt, die Wohnungen abnimmt und Kleinreparaturen bei den Mietern durchführt. Es besteht also ein Vertrag über Leistungen, die einerseits als Betriebskosten umlegbar (Hausmeister, Treppenreinigung) und andere nicht umlegbar (Wohnungsabnahme, Kleinreparaturen) sind. Bis Anfang 2016 hat der für das Wohnraummietrecht zuständige VIII Senat des Bundesgerichtshofs (BGH) verlangt, dass der Vermieter alle Kosten des jeweiligen Vertrages in die Abrechnung als Gesamtkosten einstellt, die davon „umlegbaren“ Gesamtkosten sowie den Rechenschritt hierzu darstellt. Diese Rechtsprechung hat der BGH im Januar 2016 grundlegend geändert. Es gehe bei der Frage der Mindestanforderungen an eine die Ausschlussfrist des § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB wahrende Betriebskostenabrechnung entscheidend darum, die insoweit betroffenen berechtigten Interessen von Mieter und Vermieter unter Berücksichtigung des Zweckes einer solchen Abrechnung in einen angemessenen Ausgleich zu bringen. Der Vermieter verfolge mit der Abrechnung sein Interesse, dass die Abrechnung nicht überfrachtet werde und sich der zu leistende Verwaltungsaufwand in Grenzen halte. An einer übersichtlichen Gestaltung der Abrechnung habe auch der Mieter ein berechtigtes Interesse. Darüber hinaus sei auf Seiten des Mieters zu berücksichtigen, dass er einen Anspruch auf Einsicht in die Abrechnungsunterlagen und Belege habe und auf diese Weise weitere Einzelheiten bei Bedarf in Erfahrung bringen könne.

Typischerweise gehe es dem Mieter vor allem darum, dass die entstandenen Kosten übersichtlich dargestellt werden, also getrennt nach unterschiedlichen Kostenarten. Darüber hinaus wolle er darüber informiert werden mit welchem Verteilerschlüssel die Kostenverteilung erfolgt sei und welcher Betrag im Abrechnungsjahr auf ihn entfalle. Mit diesen Informationen könne er überprüfen, ob die ihm in Rechnung gestellten Kosten dem Grunde nach umlagefähig sind, ob die Umlage korrekt erfolgt und Gesamtkosten der Höhe nach plausibel seien oder er einen Anlass dafür sehe, die Richtigkeit der angesetzten Kosten durch die Einsicht in die Belege zu überprüfen.

Vor diesem Hintergrund hat der BGH in seinem Urteil vom 20. Januar 2016, AZ: VIII ZR 93/15 entschieden, dass es nicht mehr erforderlich sei, neben den „bereinigten“ Gesamtkosten, also die auf den Mieter umlegbaren Gesamtkosten, weitere Angaben über die Betriebskosten der gesamten Wohnanlage oder zu den Gesamtkosten einschließlich nicht umlagefähiger Kostenanteile und der Erläuterung insoweit vorgenommener Rechenschritte anzugeben. Die Angabe der tatsächlich angefallenen umlegbaren Kosten genügt somit.ortant;}”]

Der richtige Verteilerschlüssel

Es gibt verschiedene Möglichkeiten die angefallenen Gesamtkosten zu ermitteln. Eine Umlage nach anteiliger Fläche, Verbrauch, Veranlassung oder auch Personentagen wäre denkbar und stellen die gebräuchlichsten Verteilerschlüssel dar.

Um den richtigen Verteilerschlüssel zu ermitteln, muss der erste Blick in den Mietvertrag fallen. Wenn dort ein Verteilerschlüssel vereinbart ist, dann ist dieser auch anzuwenden, da die Vereinbarung grundsätzlich vorgeht. Ist keine Vereinbarung über den Verteilerschlüssel im Mietvertrag getroffen worden, gilt § 556a BGB. Dort heißt es, dass bei keiner entgegenstehenden Vereinbarung die Betriebskosten vorbehaltlich anderer Vorschriften nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen sind. Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch den Mieter abhängen, sind nach dem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch oder der unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt.

Als „andere Vorschrift“ im Sinne des § 556a BGB wäre beispielsweise § 6 Heizkostenverordnung nun nennen. Danach sind mindestens 50% maximal 70% der Heizkosten und Warmwasserkosten zwingend nach Verbrauch abzurechnen.
Neben den Heiz- und Warmwasserkosten wäre als Beispiel für eine verbrauchsabhängige Kostenverursachung die Kaltwasserversorgung zu nennen. Es gibt auch eine verbrauchsabhängige Erfassung von Aufzugfahrten oder Müllentsorgung, wenn die Aufzüge und Mülltonnen mit einem dem Mieter zuordenbaren Erfassungssystem ausgestattet sind.
Kosten, die nach Verursachung anfallen wären beispielsweise die Kabelanschlussgebühren. Die Kabelanbieter rechnen die Versorgung eines Gebäudes in der Regel nach Anzahl der angeschlossenen Wohnungen ab. Damit trägt die Verteilung der Kosten nach Anzahl der gemieteten Wohnungen einem der Verursachung der Kosten angemessenen Maßstab Rechnung.

Schließlich bleibt noch die anteilige Wohnfläche als Verteilerschlüssel, wenn die jeweilige Kostenposition keiner Vereinbarung unterliegt oder nach Verbrauch oder Verursachung ermittelt werden kann.

 Abzug der Vorauszahlungen

Wenn schließlich der Anteil des Mieters der im Abrechnungsjahr angefallenen Kosten ermittelt ist, stellt sich schließlich die Frage nach den Vorauszahlungen, die von dem Kostenanteil des Mieters in Abzug zu bringen sind, um das endgültige Abrechnungsergebnis zu ermitteln.
Hier ist zu empfehlen immer die tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen in Abzug zu bringen. Nach ständiger Rechtsprechung können nicht gezahlte Vorauszahlungen nach erfolgter Jahresabrechnung nicht mehr vom Mieter verlangt werden. Wenn der Vermieter also nicht die gezahlten, sondern die geschuldeten Vorauszahlungen in die Betriebskostenabrechnung einstellt, bleibt er unter Umständen auf der Differenz zwischen gezahlten und geschuldeten Vorauszahlungen sitzen. Nach Ablauf der Abrechnungsfrist ist eine Korrektur der Abrechnung zum Nachteil des Mieters nicht mehr zulässig. Die nicht gezahlten, aber geschuldeten Vorauszahlungen muss der Mieter aber nicht mehr bezahlen. Die Differenz bliebe in diesem Fall also beim Vermieter.

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Autor: GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

Bildnachweis: Pixabay