Einsatz von KI: rechtliche Problematik und Datenschutz für Immobilienverwaltungen

Um diese Frage, zumindest überschlägig zu beantworten, muss zwischen Automatisierung (hier als schwache KI bezeichnet) und tatsächlicher KI (hier als starke KI bezeichnet) differenziert werden. Starke KI funktioniert aktuell nicht auf der lokalen Rechnerebene und grundsätzlich auch nicht über einen abgeschirmten Bereich in der Cloud. Es gibt abgeschirmte starke KIs, das ist aber die Ausnahme. Eine starke KI, wie z.B. ChatGPT ist und soll nach allen Seiten offen sein. Die KI soll lernen und sich verbessern. Daten, die der KI anvertraut werden, werden von der KI dann auch weiterverarbeitet und für Anfragen von Dritten genutzt.

Dieser Umstand verdeutlicht damit auch schon das wesentliche Problem bei der Verwendung einer starken KI.

Welche Daten darf ich der KI geben, um nicht Rechte im Sinne der DSGVO zu verletzten? Die DSGVO soll personenbezogene Daten schützen – z.B.: Klaus Meyer; geb. am 26.06.1968; tätig als …; Gehalt von 3.000 Euro netto; verheiratet seit …; 2 Kinder im Alter von …; keine negative Schufa; bisher wohnhaft in …

Sie vermuten richtig, dass ich mit diesen Daten auf einen standardisierten Prozess –Auswahl des Mieters- verweisen will. In diesem Prozess werden besonders viele und besonders relevante Daten verarbeitet. Sie dürfen diese Daten nicht unbearbeitet einer starken KI im Netz übergeben, damit die KI für Sie den passenden Mieter herausfiltert. Haben Sie die Daten pseudonymisiert, können Sie die Daten an die KI geben. Allerdings ist oft der Prozess der Pseudonymisierung an sich so aufwändig, dass dieser Schritt nur bedingt Sinn macht.  

Hier sollten Sie sich aber die Frage stellen, brauche ich für diesen Auswahlprozess eine starke KI oder kann ich den Auswahlprozess auch mit einer schwachen KI lösen. Der Vorteil der schwachen KI wäre, dass diese lokal bei Ihnen läuft und die Daten damit nicht „abfließen“. Sie bleiben somit Herr über die Daten, deren Verarbeitung und insbesondere deren Löschung. 

Sie trainieren die KI bzw. geben die Auswahlkriterien vor. Damit bleibt der Auswahlprozess nachvollziehbar. Die Nachvollziehbarkeit der Entscheidung der KI ist für die Datenschutzbehörden wesentlich. Aktuell gehen die Behörden davon aus, dass ein Datenschutzverstoß vorliegt, wenn die Entscheidungsfindung nicht nachvollzogen werden kann. Im Ergebnis sollen der analoge Prozess im Gehirn eines Mitarbeiters und der digitale Prozess im „Gehirn“ der KI nach denselben Kriterien erfolgen – klare Vorgaben zur Entscheidungsfindung durch den Verantwortlichen. 

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist derjenige, der über das ob und wie der Datenverarbeitung entscheidet – in der Regel also die Immobilienverwaltung. Sie entscheiden, welche Daten sie erheben (Schufa ja oder nein), wie Sie die Daten verarbeiten (mit oder ohne KI), wie Sie diese Daten schützen und wann Sie diese Daten löschen (… Monate nach Beendigung des Auswahlprozesses). 

Die Datenschutzkonferenz (Datenschutzbeauftragte der Länder und des Bundes) hat in der Hambacher Erklärung zur KI festgestellt, dass beim Einsatz von KI eine Datenschutz-Folgeabschätzung erfolgen muss. Dies bedeutet, dass Sie die Datenverarbeitung mittels KI in Bezug auf Ihre und die Interessen und Risiken für den Betroffenen vorab bewerten, Schutzmaßnahmen beschreiben und dies entsprechend dokumentieren müssen. Im Rahmen einer solchen Folgeabschätzung beschreiben wir den Prozess, die Verarbeitung und wägen die Interessen ab. Dabei definieren wir den Zweck, die Rechtsgrundlage und das Schutzniveau. Bei dieser Analyse trennen wir zwischen der Datenverarbeitung im Rahmen der „Trainingsphase“ und im Echtbetrieb.

Letztlich kommt es den Datenschutzbehörden auch darauf an, dass möglichst auf eine vollautomatische Entscheidung verzichtet wird. Je wesentlicher die Entscheidung für den Betroffenen ist, desto weniger soll die Entscheidung allein der Maschine überlassen werden. Übersetzt bedeutet dies, dass in diesen Fällen am Ende der Mensch die letzte Entscheidung trifft. Die umfängliche Vorbereitung und Aufbereitung der Daten kann aber durch die Maschine, die KI erfolgen.

Ob in der Immobilienverwaltung KI zum Einsatz kommt, ist nicht mehr die Frage. Es ist lediglich die Frage, wann und in welchem Umfang KI genutzt wird. Ja, die DSGVO stellt für den Einsatz von KI Hürden auf. Diese sind aber überwindbar. Konzentrieren Sie sich nicht auf den Ersatz von menschlichen Mitarbeitern, sondern auf die Verlagerung von wiederkehrenden Prozessen weg vom Menschen, hin zur KI. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken, Ihre Effizienz wird steigen und gleichzeitig ist das Risiko für den Betroffenen und damit das Risiko vor Bußgeldern beherrschbar. 

Mehr Details in einem unserer nächsten Beiträge.