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Digitalisierung in der Immobilienverwaltung
Warum das Thema Digitalisierung?
05.04.2023Digitalisierung ist kein Selbstzweck – ein schlechter analoger Papierprozess wird allein durch die Digitalisierung nicht besser. Datensammeln –in digitaler Form- ist einfach, Speicherplatz ist günstig und man sieht die Datenberge (leider) nicht. Vor der DSGVO war das Datensammeln gefühlt in Ordnung. Von den gehorteten Daten brauchen wir in der Regel nur ein Drittel zum Arbeiten – die Masse der Daten haben wir, brauchen sie aber eigentlich nicht.
Handlungsempfehlung für Immobilienverwalter
Im ersten Schritt sollte jeder Verwalter sich fragen: Was ist zur Immobilienverwaltung wirklich erforderlich? Was kann und was muss gelöscht werden? Dann bitte vernichten, vernichten, vernichten.
Erst dann stellt sich die Frage nach Digitalisierung. Hier gibt es grundsätzlich zwei Varianten:
Digitalisierung plus (Papier-) Vernichtung oder Digitalisierung plus (Papier-) Aufbewahrung.
Die Entscheidung hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Lassen Sie uns vorab ein paar grundsätzliche Fragen stellen: Wozu nutzt man Originale? Originale erfüllen verschiedene Zwecke; der Ausweis als Legitimationspapier, der Vertrag als Beweis, der Titel/Urteil als Zwangsvollstreckungsgrundlage. Was passiert eigentlich, wenn Originale tatsächlich vernichtet werden – z.B. bei einem Brand? Letztlich bedeutet der tatsächliche Verlust bei der Wiederbeschaffung der Dokumente: Aufwand, Kosten, Zeitverlust, eventuell Beweisprobleme, Rechtsverlust oder einen Schadensersatzanspruch. Im Ergebnis: auch verbrannte Originale können in der Regel ersetzt werden – es ist aufwändig aber grundsätzlich machbar.
Das ist jedoch eine abstrakte Betrachtung – wie oft kommt es tatsächlich zu einem Totalverlust durch einen Brand - eher selten.
These
Digitalisierung ist die stetige Abwägung zwischen Vorteil / Nachteil / Wahrscheinlichkeit. Es ist eine regelmäßige Risikoabwägung und im Ergebnis eine bewusste Inkaufnahme von (möglichen) Nachteilen.
Formvorschriften
Es gibt verschiedene Anforderungen an eine bestimmte Form – gesetzliche oder vertragliche Formvorgabe.
Beispiele: Ist Schriftform (§ 126 BGB) vorgeschrieben, „muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig … unterzeichnet werden.“ (§126a BGB): „Soll die ... schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, so muss der Aussteller … das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.“ Dazu ist ein Ausweisdokument mit dieser Funktion und ein entsprechendes Lesegerät erforderlich. Die elektronische „Unterzeichnung“, wie wir sie oft im Internet erleben, erfüllt nur ganz selten diese Vorgaben. (§ 126b BGB) Textform „… lesbare Erklärung … auf einem dauerhaften Datenträger“ – z.B. Fax oder E-Mail.
Rechtsfolgen bei Formmangel
Bespiele: Werden die Formvorgaben verletzt, gibt es unterschiedliche Rechtsfolgen. Z.B.: „Ein Rechtsgeschäft, welches der durch Gesetz vorgeschriebenen Form ermangelt, ist nichtig.“ (§ 125 BGB). Letztlich eine klare und eindeutige Rechtsfolge: Nichtigkeit. „Wird der Mietvertrag für längere Zeit als ein Jahr nicht in schriftlicher Form geschlossen, so gilt er für unbestimmte Zeit.“ (§ 550 BGB). An dieser Stelle sei angemerkt, dass im Gesetz steht: „in schriftlicher Form geschlossen“ – d.h. das Gesetz schreibt nicht vor: … muss nicht in schriftlicher Form vorliegen.
Aufbewahrungspflichten
Neben diesen Formvorgaben haben wir verschiedene gesetzliche Regelungen zur Aufbewahrung. Z.B. § 257 HGB: „jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren: Handelsbücher“; § 147 Abgabenordnung (AO): „die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren: Bücher und Aufzeichnungen“. Hinzu können vertragliche Regelungen kommen.
Digitalisierung ist nicht gleich Digitalisierung. Zu unterscheiden ist zwischen dem Scannen, was wir alle in unseren Firmen machen und kennen (einfaches Scannen) und dem „Ersetzenden Scannen“. Beim einfachen Scannen erstellen wir eine Kopie des Originals. Gibt es eine Sicherheit, dass diese Kopie mit dem Original übereinstimmt – Nein. Anders ist es beim „Ersetzenden Scannen“ – hier geht es darum, dass die digitale Kopie das Original tatsächlich ersetzt. Der Aufwand für diesen Ersetzungsvorgang ist enorm (z.B. lückenlose Beobachtung des Originals bis es zum elektronischen Dokument; z.B. ist vorgeschrieben, dass der Fußboden im Scan-Raum dunkel ist, damit herunterfallende Originale leichter bemerkt werden). Hierzu bedarf es grundsätzlich einer Spezialfirma und anschließend einer entsprechenden Software, die auch dauerhaft das Original als Original bestätigt. Im Ergebnis ein kaum gangbarer Weg für die Berge an Dokumenten, die vom Immobilienverwalter bewegt werden.
DSGVO
Weniger ist mehr. Das ist eine der Vorgaben der DSGVO. Personenbezogene Daten, die nicht benötigt werden oder für deren Verarbeitung kein Rechtsgrund besteht, müssen gelöscht werden. Wegen nicht gelöschter Mieterdaten ist bereits ein Bußgeld von 14,5 Mio. Euro verhängt worden.
Dilemma
Insoweit gibt es ein Dilemma: auf der einen Seite gibt es ein Bußgeld, wenn Unterlagen zu früh vernichtet werden (z.B. § 147 AO – 10 Jahre). Auf der anderen Seite gibt es ein Bußgeld, wenn Unterlagen nicht rechtzeitig vernichtet werden (DSGVO).
Was darf der Verwalter?
Die Digitalisierung plus Aufbewahrung der Papier-Originale darf der Verwalter jederzeit vornehmen. Er kann so seinen täglichen Arbeitsablauf optimieren – hat aber alle Unterlagen, die er z.B. der WEG herausgeben muss. Die Digitalisierung plus Vernichtung der Papier-Originale bedarf grundsätzlich einer Erlaubnis (Beschluss, Vertrag oder Gesetz). Legt der Verwalter der WEG seinen (Standard-) Verwaltervertrag vor, der die Vernichtungsmöglichkeit bereits enthält – kommt es auf die konkrete Formulierung an, damit dieser Regelung wirksam ist. Letztlich ist der Verwaltervertrag als Allgemeine Geschäftsbedingung zu sehen und muss den entsprechenden Regeln standhalten.
Zurück zur These
Digitalisierung ist die stetige Abwägung zwischen Vorteil / Nachteil / Wahrscheinlichkeit. Die obigen Beispiele zeigen auf, welche Punkte Einfluss auf die Digitalisierung haben. Die Risiko-Nutzen-Analyse ist dabei bei jedem individuell.
Verwaltervergütung
Zu viele Verwalter nehmen bei der WEG-Übernahme zu viele Unterlagen an. Das bedeutet letztlich für den Verwalter – mehr Aufwand, Kosten, Haftung und ein höheres Bußgeld bei einem DSGVO-Verstoß. Hier kann der Verwalter geschickter vorgehen, den Aufwand und die Haftung reduzieren und auch noch Geld verdienen. Einige Verwalter bieten hier einen zusätzlichen Service an und verdienen damit Geld. Diese Möglichkeit wird oft verkannt.
Autor: Rechtsanwalt Steffen Groß, GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Bildnachweis: Pixabay