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Die Immobilienbranche im Fokus der Datenschutzbehörden
Was machen eigentlich die Datenschutzbehörden?
26.04.2023Die deutschen Datenschutzbehörden veröffentlichen regelmäßig Tätigkeitsberichte. Dort kann jeder nachlesen, womit sich die Behörden in den letzte 12 Monaten beschäftigt haben. Die Lektüre der Tätigkeitsberichte hat ergeben, dass auch die Immobilienbranche im Fokus der Behörden steht. Oftmals sind die Behörden nach Beschwerden von Mietern oder Eigentümern tätig geworden. In diesem Beitrag haben wir die für Hausverwalter relevantesten Äußerungen der Datenschutzbehörden zusammengefasst.
Berlin – funkbasierte Rauchwarnmelder:
In Berlin herrscht offensichtlich bei Mietern große Angst davor, durch funkbasierte Rauchwarnmelder und Heizkostenverteiler überwacht zu werden. Die gute Nachricht ist, dass die Berliner Datenschutzbeauftragte diese grundsätzlich für unbedenklich hält. Sie weist auf Folgendes hin:
„Auch bei Einbau und Betrieb von Rauchwarnmeldern spielt der Schutz von personenbezogenen Daten eine Rolle, wenn Gerätenummer und Funktionsfähigkeit bei Wartungsarbeiten an verantwortliche Stellen übermittelt werden. Daten über Anwesenheit und Verhalten von Personen innerhalb des Sensorbereichs der Geräte werden nach unseren Erkenntnissen indes nicht erhoben und weiterverarbeitet. …
Funkbasierte Heizkostenabrechnungen bieten Vorteile in Bezug auf Transparenz und bergen gleichzeitig Gefahren für die Privatsphäre, wenn die Datenverarbeitung über abrechnungsrelevante Zwecke hinausgeht. Betroffene sollten ggü. verantwortlichen Stellen und Unternehmen auf volle Transparenz bestehen.“
Baden-Württemberg - Türklingelkameras
Auch in Baden-Württemberg haben Mieter Angst vor Überwachung. Hier war das Thema aber der Umgang mit Türklingelkameras. Dort heißt es:
„Wiederholt wurde durch uns festgestellt, dass installierte Türklingelkameras sich nicht nur anlassbezogen durch das betätigen der Türklingel aktivieren lassen, sondern durch das bloße Betätigen einer am Gerät angebrachten Vorrichtung. Auf diese Weise können und werden Hausmitbewohner_innen oder Mieter_innen überwacht, wenn sie sich im Erfassungsbereich der Türklingelkamera aufhalten, beispielsweise um den Müll zu entsorgen oder den Fahrradstellplatz aufsuchen. Eine derartige Überwachung ermöglicht eine Verhaltenskontrolle und greift damit erheblich in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung der Betroffenen ein. Eine solche Nutzung von Türklingelkameras ist deshalb unzulässig“
Baden-Württemberg – Corona und Wohnungsbesichtigung
Die Behörde führte auch ein Verfahren gegen eine Vermieterin durch. Diese hatte vor einer geplanten Wohnungsbesichtigung Kenntnis erhalten, dass die Mieterin einer WG positiv auf Corona getestet wurde. Daraufhin hat die Vermieterin alle anderen Hausbewohner informiert und zum Tragen von Masken im Haus aufgefordert. Dies ist ein Verstoß gegen die DS-GVO. Die Weitergabe von Gesundheitsdaten durch die Vermieterin ist nicht durch eine Rechtsgrundlage gedeckt. Die Vermieterin durfte wissen und dies auch in der Mieterakte verarbeiten, warum der Besichtigungstermin nicht stattgefunden hat. Weitergeben durfte Sie diesen Daten nicht.
Baden-Württemberg – Weitergabe von Grundbuchdaten
Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg Dr. Stefan Brink hat ein Bußgeld gegen einen Bauträger in Höhe von 50.000 EUR und gegen einen Vermessungsingenieur von 5.000 EUR verhängt.
„Verantwortliche sollten sich bewusstmachen, dass auch öffentliche Daten Schutz genießen und nicht zur freien Verfügung stehen. Die im vorliegenden Fall verhängten Geldbußen machen deutlich, dass sich heimliche Datenverarbeitungen unter Ausnutzung spezieller Zugriffsrechte nicht auszahlen. Die Datenschutz-Grundverordnung gilt auch im hart umkämpften Markt um Bauland.“
Was war passiert:
Ein Grundstückseigentümer hatte ein Schreiben eines Bauträgers erhalten, in dem ihm ein Kaufpreisangebot für sein Grundstück unterbreitet wurde. Das Schreiben enthielt keine Informationen zur Herkunft der Daten. Der Grundstückseigentümer fragte nach, aber auch danach wurden ihm keine Informationen bzw. Auskünfte über die Herkunft der Daten erteilt. Dem Eigentümer war nicht klar, woher der Bauträger wusste, dass er Eigentümer ist.
Im Laufe des Verfahrens stellte sich heraus, dass ein Vermessungsingenieur von seiner Befugnis zur Einsichtnahme in das elektronische Grundbuch im automatisierten Abrufverfahren Gebrauch gemacht und in zwei Fällen mehrere Hundert Grundstückseigentümer ohne deren Kenntnis identifiziert und die entsprechenden Informationen an einen Bauträger weitergegeben hatte.
Hier wurden mehrere Verstöße gegen die Datenschutzgrundverordnung begangen:
Zum Einen erteilte der Bauträger keine Information nach Art. 14 DS-GVO über die Herkunft der Daten. Zum Anderen gab es für die Datenverarbeitung auch keine Rechtsgrundlage. In Betracht kam hier nur das berechtigte Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO. Bei der hier notwendigen Interessenabwägung war zu berücksichtigen, dass zwischen den Grundstückseigentümern und dem Bauträger keine vorherige Geschäftsbeziehung bestand und die Eigentümer nicht davon ausgehen mussten, dass ihre Daten im Grundbuch für werbliche Ansprachen zur Verfügung stehen.
Sachsen – Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen
In Sachsen hat sich ein Eigentümer über folgenden Sachverhalt beschwert: Die Hausverwaltung hatte allen Eigentümern eine E-Mail geschickt, mit der diese über die Jahresabrechnung für das Jahr 2020 informiert wurden. Die E-Mail enthielt neben einem Link zu einem Internetportal auch direkt aufrufbare PDF-Dokumente, die jeweils mit einer fortlaufenden Nummer sowie dem jeweiligen Eigentümernamen bezeichnet waren. Diese waren nach Anmeldung in einem Internetportal für jeden der über 60 Eigentümer abrufbar und gewährten einen Zugriff auf sämtliche Abrechnungsunterlagen (Einzelabrechnungen nebst Heizungs- und Wasserabrechnung) aller Wohnungseigentümer. Die Verwaltung berief sich als Verteidigung auf § 18 Abs. 4 WEG.
Die Behörde hat die Fragestellung dem Arbeitskreis der Datenschutzaufsichtsbehörden vorgelegt. Dort wurde eine Rechtsgrundlage gesucht und nicht gefunden.
Es geht also zunächst um § 18 Abs. 4 WEG. Danach können Eigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. § 18 Abs. 4 WEG sei aber keine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage für den ungefragten Versand aller Abrechnungsunterlagen, denn nur auf Verlangen des Eigentümers wären hier die Unterlagen zur Einsicht bereitzustellen und nicht anlasslos. Diese Ansicht ist vor dem Hintergrund der Datensparsamkeit nicht von der Hand zu weisen. Auch das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 UA 1 Buchstabe f) DS-GVO) sei keine Rechtsgrundlage für die Offenlegung der Daten. Der Hausverwalter habe kein berechtigtes Interesse; die Zurverfügungstellung der Unterlagen sei auch nicht erforderlich.
Wir empfehlen derzeit folgendes Vorgehen, damit sowohl die datenschutzrechtlichen als auch die WEG-rechtlichen Vorgaben eingehalten werden:
- Mit der Einladung wird die Gesamtjahresabrechnung und die Einzelabrechnung des jeweiligen Eigentümers mitversandt (gern auch elektronisch, soweit vereinbart)
- Außerdem wird der Link mitversandt, mit dem die weiteren Unterlagen abgerufen werden können. Dazu dann der Satz: „Wir haben die Jahresabrechnungen und die Abrechnungsunterlagen und –belege zusammengestellt und hier zur Einsicht vorbereitet. Wenn Sie diesen Link betätigen, gehen wir davon aus, dass Sie insoweit Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen."
Uns ist bewusst, dass dieses Vorgehen die meiste Arbeit macht. Es wird auch vereinzelt vertreten, dass es ausreicht, wenn der Link versandt wird und Eigentümer so auf Ihren Daten zugreifen können. Hier sehen wir aber die tatsächliche Schwierigkeit, dass nicht alle Eigentümer über Portale kommunizieren wollen. Daher dürfte dieses Vorgehen das „sicherste“ sein.
Tipp!
Halten Sie sich auf dem laufenden zum Thema Datenschutz. Sensibilisieren Sie auch Ihre Mitarbeiter – zum Beispiel durch unser Video zum Datenschutz in der Immobilienbranche.